Dein eigener Nummernkreis
Jeder Auftrag bekommt beim Anlegen automatisch eine Bestellnummer aus deinem firmeneigenen Nummernkreis. Der Zähler läuft pro Unternehmen lückenlos hoch und lässt sich mit einem Präfix und einem Suffix formatieren, zum Beispiel RE-5001 oder CC-1042-2026. Deine Nummern verraten also nicht, der wievielte Kunde jemand plattformweit ist, und sie sind fortlaufend pro Aussteller, so wie Buchhaltung und Finanzamt es erwarten.
Einrichten unter Firma & Branding
Öffne Einstellungen, Tab "Firma & Branding". Dort liegt die Karte "Bestellnummern" mit drei Feldern und einer Live-Vorschau der nächsten Nummer:
| Feld | Bedeutung |
|---|---|
| Präfix | Optionaler Text vor der Nummer, z.B. RE-. Erlaubt sind Buchstaben, Zahlen und . _ - /, maximal 12 Zeichen. |
| Nächste Nummer | Der Zählerstand für den nächsten Auftrag, z.B. 5001. Frei editierbar, darf aber nie hinter bereits vergebene Nummern zurückfallen. |
| Suffix | Optionaler Text nach der Nummer, z.B. -2026. Gleiche Regeln wie das Präfix. |
Speichern können nur Owner der Firma. Änderungen wirken ausschließlich auf künftige Aufträge.
Vergebene Nummern ändern sich nie
- Die Bestellnummer wird beim Anlegen des Auftrags vergeben und eingefroren. Auch wenn du später Präfix, Suffix oder Zähler änderst, behält jeder bestehende Auftrag seine Nummer, denn sie steht auf bereits kommunizierten Belegen.
- Ältere Aufträge (aus der Zeit vor deinem eigenen Nummernkreis) behalten ihre bisherige Nummer im Format
#1042. Es wird nichts umnummeriert. - Deine Bestellnummern siehst du überall im Backend: auf der Aufträge-Liste, im Auftrags-Detail, im Dashboard, bei Kunden und Transaktionen und im E-Mail-Protokoll.
Die Suche findet beide
Die globale Suche (Cmd/Strg + K) findet Aufträge über die alte numerische Nummer genauso wie über die neue formatierte, auch über einen Teil davon: 5001 findet RE-5001, und #1042findet den Alt-Auftrag mit dieser Nummer.